Sveriges offentliga sektor upphandlar för ungefär 1 000 miljarder kronor per år. Ändå tror många småföretag att marknaden är stängd för dem. Den föreställningen kostar dem stabila, fleråriga intäkter.
Myten — och sanningen
”Offentlig upphandling är bara för stora bolag. Vi är för små för att vinna.”
Fel. Upphandlingslagen (LOU) kräver likabehandling. Kommuner och regioner är dessutom skyldiga att underlätta för mindre företag, och flera avtal delas upp i delkontrakt eller reserveras för SME. Typiska städkontrakt för en stadsdel ligger på 2–5 miljoner kronor — fullt tillgängligt för ett företag med 5–15 anställda. Fastighetsunderhåll, snöröjning och hantverkstjänster upphandlas löpande över hela landet.
Vad händer om ni aldrig lämnar anbud?
Ni lämnar marknaden till andra. Offentliga kontrakt är bland de mest stabila intäkterna ett litet företag kan ha — fleråriga, förutsägbara och utan förhandling om pris i efterhand. Det är avtal som håller ett företag lönsamt även när privatmarknaden sviktar.
Förstå processen — på 60 sekunder
En upphandling börjar med att en myndighet publicerar ett förfrågningsunderlag (FU) på Tendsign, Mercell eller liknande plattform. FU innehåller:
- Kvalificeringskrav (SKA-krav) — måste uppfyllas för att bli bedömd: F-skatt, försäkring, minsta omsättning.
- Tilldelningskriterier — hur anbuden värderas: pris, kvalitet, miljö, sociala krav.
- Administrativa krav — formkrav på anbudet, bilagor och inlämningsdatum.
Alla som lämnar ett korrekt anbud och uppfyller SKA-kraven bedöms. Det finns inget utrymme för beställaren att välja bort er för att ni är ”för små”.
Steg för steg: från annons till vunnet kontrakt
- Bevaka relevanta upphandlingar. Registrera er på Tendsign eller Mercell, ange bransch och geografi (t.ex. ”städning Västerås”) och få automatiska notiser.
- Läs FU och bedöm om ni kan delta. Börja med SKA-kraven. Kontrollera kontraktslängd, volym, leveransort och eventuella ekonomikrav (t.ex. ”omsättning minst 3× kontraktsvärde”).
- Hämta era kvalificeringsdokument. F-skattesedel, ansvarsförsäkring, intyg om skuldfrihet hos Kronofogden och eventuella certifikat (ISO, Svanen). Samla dem i en mapp — de återkommer i varje anbud.
- Skriv kvalitetsbeskrivningen. Här tappar de flesta poäng. Beskriv hur ni levererar, inte bara att ni gör det: kvalitetskontroll, personalstöd, avvikelsehantering. Var konkret med siffror och metoder.
- Räkna priserna noggrant. Ta med lönekostnader inklusive sociala avgifter, förbrukningsmaterial, fordon, administration och vinst. Underprissatt vinner men dödar marginalen.
- Lämna in via plattformen — i tid. Skicka minst en dag före deadline. Sen inlämning är diskvalificerande, utan undantag. Spara en kopia av allt.
- Begär ut tilldelningsbeslutet. Förlorar ni har ni rätt att se varför. Det är offentlig handling — lär av poängsättningen inför nästa anbud.
De vanligaste misstagen i SME-anbud
Ni svarar på ”Kan ni?” i stället för ”Hur gör ni?”
Beställare vill inte bara veta att ni har personal — de vill veta hur ni rekryterar, utbildar och behåller den. Var specifik.
Ni hoppar över miljökriterier
Allt fler upphandlingar kräver miljöcertifiering (ISO 14001 eller likvärdigt) eller en redovisad miljöpolicy. Saknar ni certifikat men har en policy — beskriv den utförligt. Det kan ofta kompensera.
Ni missar optioner och sidoavtal
Många kontrakt har optioner som beställaren kan aktivera (utökad volym, förlängning). De kan fördubbla kontraktsvärdet — kontrollera att ni kan hantera dem.
- Aldrig lämna ett anbud där ni inte uppfyller SKA-kraven och hoppas att det missas — beställaren är skyldig att utesluta er.
- Ställ frågor i systemet under anbudstiden. Svaren publiceras till alla, och en otydlighet ni hittar kan ge er ett försprång.
Verktyg som hjälper er
Vårt upphandlingsstöd bevakar relevanta kontrakt och hjälper er skriva anbud som möter beställarens faktiska bedömningskriterier. Anbudskollen analyserar vilket förfrågningsunderlag som helst och sammanfattar krav, datum och utvärderingskriterier på sekunder — så ni snabbt kan avgöra om ett anbud är värt tiden.